Как подать электронное заявление о регистрации базы персональных данных?

Недавно по одному из предприятий подавал электронное заявление о регистрации базы персональных данных (БПД), вернее 2 заявления на 2 базы. Весь процесс занял примерно полтора часа. Из них около часа ушло на то, чтобы разобраться с техникой этой процедуры, и 20-30 минут – на составление и подачу 2-х заявлений.

Если вы еще не регистрировали БПД, но собираетесь это сделать, и у вас есть электронная подпись, эта статья сэкономит час или больше вашего времени.

Кстати, вам потребуется программа для подачи электронной отчетности, в которой можно будет подписать заявление. Сайт ГСПЗ (ДСПЗ) такого сервиса не предоставляет. Я пользовался программой БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС.

Итак, приступим.

1. Заходим на сайт rbpd.informjust.ua.

2. В меню выбираем «Створити заяву», а потом – «Про реєстрацію БПД».

3. Заполняем заявление. Как заполнить заявление, читайте здесь: Защита персональных данных. Регистрация баз данных

4. После того, как заявление будет заполнено, вписываем в специальное поле контрольные буквы и цифры, и жмем «Сформувати заяву».

5. Если все сделано правильно, появится новое окно, в котором нужно нажать «Зберегти файл заяви». После этого файл заявления будет сохранен на вашем компьютере. Запомните или запишите адрес файла.

6. Открываем программу БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС. Находим «Звітність» => «Документи на підпис». В появившемся окне выбираем «Документ» => «Додати файл». Вспоминаем адрес сохраненного заявления и находим нужный файл. Жмем «Открыть».

7. В нашем окне «Документи на підпис» должен появиться файл, который теперь нужно подписать. Нас интересует подпись директора и печать. Если вы – частный предприниматель, и не имеете печати, тогда электронная печать не нужна.

У меня возникла следующая ситуация – программа требовала подпись бухгалтера и без нее ни в какую не хотела ставить подпись директора и печать. Если у вас происходит что-то подобное, сделайте вот что.

Зайдите «Сервіс» => «Параметри» => «Підписи» и снимите птичку в поле «Послідовне накладання підписів на файли». Теперь должно быть все в порядке – при подписании файла появится окно, в котором можно выбрать интересующую подпись.

8. Вначале ставим подпись директора. Потом выделяем документ, жмем «Документ» => «Зберегти на диску». Запоминаем адрес сохраненного файла.

9. Возвращаемся в окно «Документи на підпис». Файл, подписанный директором, заверяем электронной печатью. Затем — «Документ» => «Зберегти на диску». Записываем или запоминаем имя и адрес файла на локальном диске.

Поздравляю, вы почти у финиша! Осталось несколько последних штрихов, и электронное заявление о регистрации БПД будет подано.

10. Возвращаемся на rbpd.informjust.ua.

11. Находим «Подати заяву» => «Подати заяву в електронній формі».

12. В поле «Файл заяви» с помощью кнопки «Выберите файл» подтягиваем файл не подписанного заявления c расширением XML (кто не в курсе — это буквы после точки в конце названия файла).

13. В поле «Файл цифрового підпису заяви» закачиваем заявление с подписью директора – это второй по счету сохраненный нами файл (расширение – SIGN).

14. В строку «Файл публічного сертифікату» вставляем файл сертификата подписи директора. У меня расширение этого файла – CRT.

15. «Файл цифрового підпису печатки (за наявності)» — сюда нужно закачать заявление с подписью и печатью. Этот файл мы выгружали из БЕСТ ЗВІТ последним.

16. «Файл публічного сертифікату печатки (за наявності)» — подтягиваем сертификат печати.

17. Вводим контрольные символы и нажимаем «Подать заяву».

18. В случае успешного исхода – а на меньшее мы не согласны – увидим сообщение, в котором будет указан регистрационный номер заявления. Также, нам сообщат о том, что на указанный в заявлении электронный адрес пришло уведомление о его получении.

Номер, присвоенный заявлению – полезная штука. С его помощью можно узнать, на какой стадии находится рассмотрение заявления. Заходите на главную страницу этого же сайта, вводите регистрационный номер и дату подачи заявления. Информация отобразится в графе «Стан».

В том случае, если регистрируется не одна база персональных данных, всю описанную выше процедуру необходимо будет проделать для каждой базы. Неприятно, но что поделаешь — такова жизнь.

Если вы знаете, как можно упростить процедуру подачи электронного заявления о регистрации базы персональных данных, напишите об этом в комментариях.