Как срочно оптимизировать бизнес?

Почему именно «срочно»? Потому что, к сожалению, большинство владельцев предприятий задумываются об оптимизации своего бизнеса именно тогда, когда дела начинают (или уже даже не начинают!) идти не слишком хорошо.

Итак, срочно – как говорится, «еще вчера» — нужно:

• уменьшить (а в идеале – ликвидировать) дебиторскую задолженность;
• уменьшить производственный цикл;
• снизить затраты и предпринять другие меры по ликвидации всего, что мешает предприятию работать нормально (чаще всего это называют кратким термином «управленческие ошибки»).

Бизнес-процессы и их оптимизация

Чтобы разобраться, правильно ли организованы бизнес-процессы, нужно для начала составить их перечень и нарисовать структурную схему, где квадратики будут обозначать процессы, а стрелки – связи между ними.

После этого следует разделить все бизнес-процессы по категориям. Существует правило «80-20», которое является справедливым и для бизнеса: примерно около 20% (а возможно, даже меньше) бизнес-процессов будут «съедать» около 80% всех вложений. Эти бизнес-процессы отнесем к группе А.

К группе В отнесем процессы, на которые приходится около 10-20% затрат, а к группе С – самые незатратные.

Соответственно, в первую очередь следует оптимизировать именно процессы группы А.

Экспресс-оптимизации подвергаются те процессы, которые действительно могут быть оптимизированы за 3 месяца, остальные ставятся «в очередь». То есть в списке процессов группы А следует расставить приоритеты, в какой последовательности их следует оптимизировать.

Следует понимать, что изменения в процессах этой группы коснутся всей компании целиком. Поэтому вносимые изменения следует обсудить с представителями тех звеньев, которые участвуют в бизнес-процессе. Правда, при этом не следует забывать о том, что рядовые сотрудники  достаточно негативно воспринимают нововведения, особенно такие, при которых приходится выполнять какие-то дополнительные работы. Однако решение все-таки должно быть хотя бы более-менее совместным.

Отчетность

На первых порах – пока процессы не станут привычными, — необходима будет ежедневная отчетность сотрудников о проделанной работе.

Отчетность необходимо тщательно продумать, чтобы ее заполнение не вызывало отрицательной реакции и не отнимало слишком много времени.

Ежедневная отчетность мобилизует и заставляет большинство сотрудников работать более продуктивно.

Анализ этой отчетности (причем в первую очередь отчетов сотрудников высшего звена и более высокооплачиваемых) должен позволить сделать выводы, на что именно им хватает времени, на что – нет; кроме того, это даст возможность перераспределить задачи – возможно, часть из заданий можно переложить на менее квалифицированных (и менее оплачиваемых) работников. Таким образом можно добиться более высокой эффективности работы – но не увеличивать затрат на заработную плату.

Чтобы снизить затраты на реализацию бизнес-процесса, нужно проанализировать:

• насколько адекватными являются временные затраты;
• насколько технологические процессы являются современными;
• что необходимо для того, чтобы сделать их более современными;
• насколько обоснованными являются те или иные бизнес-решения;
• хронометраж рабочего времени каждого из сотрудников, занятых в данном бизнес-процессе.

Обязательно следует провести анкетирование среди сотрудников, чтобы  выявить возможные проблемы, а может быть – получить и какие-то конкретные предложения по улучшению.

Система закупок

Анализ закупок – тоже одна из важнейших задач реорганизации компании.  Анализ ежемесячных закупок и дальнейших трат закупленных товаров позволит более рационально подойти к закупкам – чтобы уменьшить количество хранимого сырья и, соответственно, уменьшить затраты на его хранение.

Документооборот

Документооборот в компании должен быть организован тщательно – от этого зависит продуктивность работы всего предприятия.

И, кстати сказать, все внесенные в бизнес-процессы изменения должны быть внесены и в систему документооборота.

СОВЕТ: каждая «штатная единица» должна иметь должностную инструкцию, соблюдение которой следует проверять.

Состояние активов

В первую очередь, конечно, вас должно интересовать состояние ликвидных активов. Именно контроль состояния активов с наибольшей ликвидностью приносит результаты в самые короткие сроки. Информация должна быть адекватной и оперативной – в противном случае предприятие достаточно быстро скатится к кризисному состоянию.

В первую очередь проверяются все банковские и кассовые операции, особенно по взаиморасчетам с поставщиками и клиентами (в закупках оргтехники, канцтоваров и других расходных материалов обычно бывает больший порядок, поэтому эти операции проверить, конечно, нужно, но их можно оставить напоследок).

Обзаведитесь АДЕКВАТНОЙ системой складского учета, которая будет показывать наличие товаров и материалов на складе в системе реального времени.