Расчет отпускных (ч. 3)

Законом предусмотрено, что за время ежегодного отпуска за работником сохраняется заработная плата. Как рассчитать отпускные? Правила содержатся в утвержденном Кабмином Порядке расчета средней заработной платы (постановление от 08.02.1995 г. №100).

Основные принципы таковы.

1) Рассчитываем сумму заработка за последние полные 12 месяцев, которые предшествовали началу отпуска.

Например, если работник уходит в отпуск в июле 2012 года, для расчета суммируется зарплата, начисленная за период с июля 2011 г. по июнь 2012 г. включительно.

Однако, существуют исключения. Если работник трудился на предприятии меньше года, расчетным периодом для него будет являться фактически отработанное время (полные месяца).

Пример. Работник идет в отпуск с 15 июля 2012 г. На работу он был принят 13 сентября 2011 г. Следовательно, учитывается зарплата, начисленная за октябрь 2011 – июнь 2012 включительно.

2) Суммарный заработок за 12 месяцев делим на количество календарных дней в году. Если расчетный период меньше года – берем количество календарных дней в этом периоде.

Важно! Из расчетного периода  нужно исключить праздничные и нерабочие дни, которые на него приходятся. Согласно ст. 73 КзоТ таких дней в году всего десять: 1 и 7 января; 8 марта; 1, 2 и 9 мая; 28 июня; 24 августа; Пасха и Троица.

Замечание. Необходимо также учитывать, что время, на протяжении которого сотрудник по уважительным причинам не работал, и при этом за ним не сохранялась заработная плата (как вариант — это может быть отпуск за свой счет), исключается из расчетного периода.

3) Полученный результат (среднедневную зарплату) умножаем на количество дней отпуска.

Примечание. Праздничные и нерабочие дни не оплачиваются, но на них продлевается время отпуска.

Выплаты, которые включаются/не включаются в расчет

Выплаты, учитываемые при расчете средней зарплаты, перечислены в п. 3 Порядка №100. К ним относятся:

— основная заработная плата;

— доплаты и надбавки;

— производственные премии и премии за экономию топлива и энергии;

— вознаграждения по результатам работы за год и выслугу лет и прочие.

В Порядке отдельно оговорено, что суммы отпускных и больничных, выплаченных в расчетном периоде, включаются в расчет. В него также входят другие выплаты за время, на протяжении которого за работником сохранялся средний заработок (выполнения государственных и общественных обязанностей, служебной командировки и т.п.).

Премии учитываются в заработке того месяца, в котором они начислены, даже если сотрудник премирован по результатам работы за предыдущие периоды.

Одноразовые вознаграждения по результатам работы за год и за выслугу лет имеют свои особенности. Порядком предусмотрено, что к среднему заработку в каждом месяце расчетного периода нужно прибавить 1/12 вознаграждения, начисленного за предыдущий год.

Все выплаты включаются в расчет без уменьшения на сумму НДФЛ и ЕСВ.

В расчете не учитываются выплаты, указанные в п. 4 Порядка:

— за выполнение отдельных поручений разового характера, не входящих в обязанности работника;

— одноразовые выплаты (компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь, помощь работникам, уходящим на пенсию, выходное пособие и т.п.);

— компенсационные выплаты, связанные с командировками;

— премии за изобретения и рацпредложения;

— стоимость выданной спецодежды и спецобуви, молока и спецпитания;

— стоимость оплаченных предприятием путевок;

— выплаты к юбилейным датам;

— стоимость бесплатно предоставленного работникам жилья, коммунальных услуг, топлива;

— зарплата на работе по совместительству;

— возмещение вреда за причиненное увечье или иное повреждение здоровья;

— дивиденды по акциям предприятия;

— сумма компенсации зарплаты в связи с нарушением сроков ее выплаты.

Особые случаи

Согласно Порядку, если работник не по своей вине в рачетном периоде не имел заработка, расчет производится исходя из установленного ему оклада (тарифной ставки). Такая ситуация может, например, возникнуть тогда, когда женщина после окончания отпуска по присмотру за ребенком до 3-х лет решает взять ежегодный отпуск. Ведь, как известно, в период отпуска по присмотру за ребенком средняя зарплата за работницей не сохраняется — она получает соответствующую помощь от органов социальной защиты населения. При этом после окончания социального отпуска  она имеет право на ежегодный.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Замена отпуска денежной компенсацией запрещена (ст. 2 Закона об отпусках). Однако ст. 24 Закона предусмотрены исключения:

1. Работник может получить компенсацию при увольнении (ст. 24).

2. Компенсацией может быть заменена часть ежегодного отпуска при условии, что сотрудник отдыхал не менее 24-х дней. То есть, компенсируется отпуск за период сверх 24-х дней, если по закону есть право на отпуск такой продолжительности. Эта норма не касается лиц, которым не исполнилось 18 лет – для них замена всех видов отпусков денежной компенсацией запрещена.

Выплата отпускных

Заработная плата за время отпуска должна быть выплачена предприятием работнику не позднее, чем за три дня до начала отпуска. Это предусмотрено абз. 1 ст. 21 Закона об отпусках.

Примеры расчета отпускных

1) Работник, который проработал на предприятии больше года, уходит в отпуск сроком 24 календарных дня с 15 июля 2012 г. За период с 01.07.2011 г. по 30.06.2012 г. ему были начислены:

— основная зарплата в сумме 60 000 грн.;

— в июле 2011 г.: премия по итогам работы во 2-м квартале 2011 г. – 5 000 грн.;

— в январе 2012 г.: вознаграждение по результатам работы за год — 12 000 грн.;

— отпускные — 7 000 грн.;

— больничные – 2 000 грн.

Заработок за расчетный период составит: 60 000 + 5 000 + 6 000 (12 000 х 1/12 х 6) + 7 000 + 2 000 = 80 000 (грн.)

Количество календарных дней: 366 – 10 = 356 (дн.)

Среднедневная зарплата: 80 000 / 356 = 224,72 (грн.)

Отпускные: 224,72 х 24 = 5 393,28 (грн.)

2) Предположим, что этот же работник находился 14 календарных дней в отпуске за свой счет (с 1 по 14 февраля 2012 г.), а его заработная плата в расчетном периоде составила не 60 000, а 57 000 грн., остальные выплаты – в том же размере, что и в примере 1.

В этом случае расчет будет выглядеть так:

Заработок за расчетный период: 77 000 грн.

Количество календарных дней: 366 – 10 – 14 = 342 (дн.)

Среднедневная зарплата: 77 000 / 342 = 225,15 (грн.)

Отпускные: 225,15 х 24 = 5 403,60 (грн.)

3) Сотрудник был принят на работу 5 января 2012 г. Отпуск сроком 24 календарных дня начинается 6 августа 2012 г. Заработок за расчетный период (с 01.02.2012 г. по 31.07.2012 г.) составил 30 000 грн.

Количество календарных дней: 182 (29 + 31 + 30 + 31 + 30 + 31) – 7 (праздничные и нерабочие) = 175 (дн.)

Среднедневная зарплата: 30 000 / 175 = 171,43 (грн.)

Отпускные: 171,43 х 24 = 4 114,32 (грн.)

Сотрудник выходит на работу 31 августа 2012 г.: 5 августа + 24 дн. + 1 д. (24 августа – День независимости Украины) = 30 августа – последний день отпуска.

4) Работница находилась в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет. После его окончания в июле 2012 г. она берет ежегодный отпуск сроком 24 календарных дня. Сумма ее оклада – 3 000 грн.

Заработок за расчетный период: 3 000 х 12 = 36 000 (грн.)

Количество календарных дней: 366 – 10 = 356 (дн.)

Среднедневная зарплата: 36 000 / 356 = 101,12 (грн.)

Отпускные: 101,12 х 24 = 2 426,88 (грн.)

Итак, мы рассмотрели методику расчета отпускных. В следующей статье мы поговорим о начислениях и удержаниях, а также об отражении сумм отпускных в бухгалтерском и налоговом учете предприятия.